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南京农业大学行政公文处理办法

第一章 总则

第一条 为使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号)及教育部有关公文处理的规定,结合本校实际工作情况,制定本办法。

 

第二条 公文是指学校在党政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法处理党务、行政和进行公务活动的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

 

第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,做到及时、准确、安全、保密。

 

第五 党委办公室和校长办公室是本校党政系统公文处理中心,主管全校党政公文处理并对各部门进行业务指导。各部门应有一位负责人分管公文处理工作,并设专人进行公文处理和立卷归档工作。

 

 

第二章 公文种类

第五条 本校常用公文种类

(一) 决定  用于对学校重要事项或重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员。

(二) 决议 用于经会议讨论通过的重要决策事项。

(三) 指示 用于布置工作,提出开展工作的原则和要求。

(四) 布告、通告 用于公布应当普遍遵守或周知的事项。布告一般是公开张贴的。

(五) 通知 用于转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求有关单位办理和需要周知或执行的事项,任免人员。

(六) 通报 用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或交流重要情况。

(七) 报告 用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。

(八) 请示 用于向上级机关请求指示、批准。

(九) 批复 用于答复下级机关的请示事项。

(十) 意见 用于对重要问题提出见解和处理办法。

(十一) 用于机关单位之间或与校外一般单位商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。

(十二) 会议纪要 用于记载、传达会议情况和议定事项。

 

 

第三章 公文格式

第六条 公文一般由标题、主送机关、抄送机关、发文字号、密级、紧急程度、签发人、正文、附件、发文机关、成文日期、印章、主题词等部分组成。

(一) 发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称;联合行文,主办机关排列在前。

 

(二) 发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文只标主办机关发文字号。

(三) 标题应当由发文单位、事由和文种三部分组成,要准确简要

地概括公文主要内容。除法规、规章名称加书名号外,一般不加标点符号。

(四) 上行文应当注明签发人、会签人姓名。

 

(五) 主送机关指受理公文机关,应当使用全称或规范化简称。

 

(六) 抄送机关指除主送机关之外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或规范化简称。

(七) 公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。

 

(八) 公文除"会议纪要"和电传形式外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。

(九) 成文日期以负责人签发日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

 

(十) 公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主 题词。

 

(十一) 机密公文应当标明密级和保密期限。

(十二) 紧急公文应当据紧急程度分别标明"特急""急件"

 

(十三) 公文中各组成部分的标识规则要参照国家标准执行。

第七条 公文用纸采用国际标准A4型(210mm 297mm),左侧装订。

 

 

第四章 行文规则

第九条 要按照职权范围和隶属关系确定行文关系,一般不得越级请示和报告。如确需越级行文,应当抄送被越过的上级机关。

 

第十条 学校行文按党政系统分别以学校党委、学校名义或联合行文。重要行文应当抄送直接上级机关。

第十一条 学校内设机构除党委办公室、校长办公室外,不得对外正式行文。各部门工作上的联系和事务性的通知,确需行文的,可以采用函的形式。即使用"中共南京农业大学委员会某某部门函件""南京农业大学某某部门函件"的版头格式。

 

第十二条 校内同级部门可以联合行文,但应抄送党委办公室和校长办公室备案,必要时上报主管校长。 

 

第十三条 "请示"应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送下级机关。"报告"不得夹带请示事项。

第十四条 除上级业务主管机关负责人直接交办的事项外,不得以部门名义向上级机关负责人报送"请示""报告"

第十五条 受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。

 

 

第五章 发文办理

第十六条 发文办理包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

 

 

(一)草拟文稿 以学校名义行文的综合性工作报告、计划、总结及校领导交办的专项公文,由党委办公室、校长办公室拟稿,单项工作报告、请示可由相关职能部门拟稿,并同有关的依据、参考性文件材料一起送校领导核准。重要公文,领导干部要亲自草拟或主持起草。

  拟稿应注意以下事项: 

  1.使用统一的文稿纸。以本校发文稿纸作封面,填好有关栏目,办理审核手续。

  2.草拟文稿(包括修改、批注)应使用钢笔或毛笔,不得使用不符合存档案要求的圆珠笔、铅笔和水彩笔书写。不得在装订线外书写。

    3.文稿内容要符合党和国家的方针、政策和上级有关规定,并应做到观点明确、情况属实、条理清楚、层次分明、语言精炼、标点准确、篇幅力求简短;

    4.人名、地名、数字、引文要准确;引用公文应当先引标题,后引发文字号。时间要写具体的年月日。

    5.结构层次序数,第一层为"一、",第二层为"(一)",第三层为"1.",第四层为"1"数字。

    6.文内使用非规范化简称,首次应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

    7.公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。

 

 

() 核稿文稿拟出后,部门负责人要认真审核,严格把关。审核的主要内容是:

  1.是否需要行文,行文方式是否妥当,是否符合行文规则和拟制公文的有关要求,公文格式是否符合本办法的规定.

    2.是否符合党和国家的方针、政策、法律、法规,同上级和有关部门及本校历来的规定是否有矛盾。

  3.涉及其他部门的事项是否已协商一致。

  4.对文稿的内容和文字进行必要的修正补充。

文稿经有关部门负责人审核后,应按党政类别分送党委办公室或校长办公室进行复核。对于不符合拟稿要求、字迹潦草、修改过乱的文稿,要退回承办单位重新誊写清楚。

 

 

() 签发、缮印

    1.以学校名义的发文,先由承办部门负责人审核,如涉及其他部门,需会核,交党办、校办负责人批阅分办,再送有关校领导签发。拟稿、核稿和签发人均需签上全名和时间,以示负责。

    2.文件签发后,由校党委办公室、校长办公室统一编号,交付缮印。付印前的校对工作一般由拟稿人负责,校对者应签署姓名。 

    3.缮印文件要符合规定的公文格式,做到准确、清晰、整洁、美观。

 

 

() 用印、发送

    拟发的公文最后经监印人员检查,如发文原稿手续完备,即予盖印;公文用印要端正、清晰,印章盖在发文机关名称正中央,要求上不压正文,下要压成文日期,并尽量使年月日露出。除正式公文盖印外,原稿也应盖印,以示办结。原稿盖印,一般在核稿和签发人姓名之下。带有领导签字的原稿和正本留交文书人员归档。

 

    公文应按注明范围发送。

 

 

第六章 收文办理

 

 

第十七条 收文办理是指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

() 上级来文的办理

    1.凡注明送本校的上级来文、兄弟单位来函、公文分别按党政两条线由党委办公室、校长办公室文书人员签收并编号登记。

    2.领导开会带回的文件及各部门收到的、涉及学校或几个部门的公文要交党办或校办文书人员登记。凡亲收件一律交亲收人启封,其中若有公事文函,仍应交两办登记。

    3.对重要的电话指示、通知、答复,应记录来电机关、人员姓名、时间、内容,用公文纸誊抄清楚,签署接电话人姓名,视作收文处理。重要的电报、传真亦作收文处理。

    4.收文分别经党委办公室、校长办公室负责人批阅分办,再送请有关校领导批示;凡需要几个部门会办的公文,应当明确主办部门,再由主办部门直接通知会办部门阅文和商办,不必回返转交,以减少公文周转。 

  5.公文一律通过文书人员传递,不得横传。

  6.承办公文的单位和个人,要按公文要求与领导批办意见,认真负责地迅速办理。办理完毕,应在阅文单的下栏扼要写明办理情况与结果,并签署姓名与日期。办文过程中产生的相关材料应和来文放在一起,事毕交本部门文书人员保存并立卷归档。

  7.文书人员对经手公文要及时催办。对于重要、紧急的公文,领导人要亲自督促、检查。 

  8.公文处理应当件件有着落,各级文书人员在收回文件时要检查"处理结果"栏的填写内容是否符合办文要求。若该文因故不办或者不需办理,有关人员也应在该栏注明。若发现该栏未填处理结果情况,应当场督促承办人员填写并签字后再归卷。

() 校内各部门上报公文的办理 

    1.上报公文先由本部门领导审核提出意见并签名后,按党政两条线分别送党委办公室和校长办公室,不得直接送领导个人或同时请多位领导批示。

    2.文书人员应对来文进行审核,看其是否应由本机关办理;是否符合行文规则;文种使用、公文格式是否规范。然后进行收文登记编号,再呈送有关校领导审批。

    3.送审的公文应有具体的主送对象,以便明确由谁审批。请示问题应当一文一事,必要时可附上相关材料,以供领导审批参考。送审后,承办人员要注意催问。

    4.审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

    5.主管校领导对收到的请示(报告)要及时研究处理,如涉及几个方面的问题,则商请其他校领导会办、会签,或提交学校的有关会议研究决定。校领导签署批办意见后,应将材料交还党委办公室或校长办公室,由办公室文书人员转交有关部门。

 

第七章 公文归档

第十八条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理、立卷、归档。

 

个人不得保存应当归档的公文。

 

第十九条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷,要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本校的主要工作情况,便于保管和利用。

第二十条 联合办理的公文,原件由主办部门整理、立卷、归档,其他机关保存副本或复制件。

第二十一条 本校负责人在其他单位兼任职务时形成的公文,由其兼职单位整理、立卷、归档。

第二十二条 归档范围内的公文应当按照有关规定,在次年六月底前向校档案部门移交。

 

 

第八章 公文管理

第二十三条 公文由文秘人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第二十四条 各部门应当建立健全公文处理的有关制度。

 

第二十五条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,经本校负责人批准,可以翻印。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第二十六条 公开发布行政机关公文,必须经发文机关批准。

 

第二十七条 公文复印件作为正式公文使用时,应当加盖复印机关证明章。

第二十八条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。

第二十九条 不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经党委办公或校长以办公室负责人批准,可以销毁。

第三十条 销毁秘密公文应当由二人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中绝密公文(含密码电报)应当进行登记。

 

第三十一条 单位合并时,全部公文应当随之合并管理。单位撤销时,需要归档的公文整理立卷后按有关规定移交档案部门。

工作人员调离工作岗位时,应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

 

第九章 附则

第三十二条 本办法由党委办公室、校长办公室负责解释。

第三十三条 本办法自二00二年一月起施行,其他有关学校公文处理的规定,凡与本办法不一致的,以本办法为准。

 

 

文章作者: 发布人:吴玥